Financieel VvE Beheer
Zoals eerder aangegeven: goed VvE beheer begint met een goede administratie. De VvE administratie is de fundering van de VvE. Wordt de administratie ondeugdelijk gevoerd, dan is goed VvE beheer onmogelijk.
Juist omdat het hierbij gaat om vertrouwelijke gegevens van de VvE betreft, vind ik persoonlijk contact heel belangrijk voordat ik aan een opdracht begin. Het is belangrijk om elkaar even in de ogen te kijken of het klikt. Dan is meteen duidelijk wat we van elkaar kunnen verwachten, nodig hebben en op welke termijn de opdracht gerealiseerd moet zijn. Dat voorkomt vervelende verrassingen!
Ik haal er veel voldoening uit om vanuit een slecht gevoerde administratie een administratie te maken waar de VvE mee verder kan. In de huid kruipen van de vorige administrateur en dan proberen te begrepen waarom de administratie gevoerd is, zoals die gevoerd is en daarna verbeteringen aanbrengen. Soms moeten daarbij vervelende knopen worden doorgehakt. Het inzichtelijk maken van de gevolgen van die keuzes is essentieel De keuze zelf is aan de Vereniging van Eigenaren!
Ik loop niet weg voor de dagdagelijkse werkzaamheden die bij het voeren van een administratie horen maar het opmaken van de jaarstukken en stookkostenafrekeningen hebben mijn voorkeur want dan heb je wat te laten zien aan je klant.
Advies
Graag voorzie ik mijn klanten van advies. Of dat nu: het opstellen / aanpassen van de begroting, spaaradvies tbv de MJOP, de inrichting van de administratie of het leesbaar maken van de jaarstukken betreft. De vraag die hierbij gesteld moet worden is: Hoe ervaart de klant het geleverde product en voldoet het aan zijn/haar verwachtingen? Maar ook het helpen van de VvE Beheerder met zijn interne processen efficiënter in te richten behoort tot de mogelijkheden
Kascontrole
De kascommissie van de VvE wordt in de ALV gekozen en dient uit minimaal 2 kascommissieleden te bestaan. Het is de taak van de kascommissie VvE om de inkomsten en uitgaven van de VvE te controleren voorafgaand aan de Algemene Ledenvergadering. Tijdens de ALV wordt een toelichting te geven (geschreven of gesproken) over het gevoerde financiële beleid, waarna de ALV op basis van een advies van de VvE kascommissie kan besluiten tot het verlenen van decharge voor het gevoerde financiële beleid. Er zit dus ook tijdsdruk op en er zijn regels aan verbonden: Een kascommissielid VvE mag niet in het bestuur van de VvE plaatsnemen. Helaas is het een tendens in onze samenleving dat het aantal vrijwilligers hard afneemt, er zijn dus ook steeds minder eigenaren die zicht beschikbaar stellen voor de functie van VvE kascommissielid. Het gevolg is dan ook dit soort taken vaker uitbesteed gaat worden. Een externe kascommissielid VvE die zetelt in de kascommissie VvE kan dan een uitkomst bieden. Een extern VvE kascommissielid brengt kennis en ervaring met zich mee waardoor deze belangrijke taak efficiënt en volledig wordt uitgevoerd. Ook de VvE kascontrole in zijn geheel uitbesteden is dan een goede optie want: Vertrouwen is goed, controle is beter! Niet alleen de VvE zou er op moeten staan dat er een kascontrole wordt uitgevoerd, ook voor een beheerder is dit van groot belang. Alleen dan kan er door de Algemene ledenvergadering bewust decharge worden verleend voor het door haar gevoerde financiële beleid.
Juist vanwege dat tweede punt werd ik een paar maanden geleden benaderd door een aantal beheerders met de vraag of ik niet wat kan betekenen op het gebied van externe VvE kascontrole. Het antwoord daarop is ja.
Voor het goed kunnen uitvoeren van de VVE kascontrole heb ik een hand-out opgesteld alsmede een tarievenlijst, zoals hieronder is weergegeven in het document!
Tijdens ziekte van onze collega sprong Marcel in het gat wat er hierdoor ontstond.
Door zijn kennis en ervaring met Convect, VvE’s en zijn boekhoudkundige bril kon hij ons direct bijstaan en ondersteunen.
Daarnaast heft Marcel goede ideeën over processen met ons gedeeld.
Jorien Verhagen
Verhagen VvE Beheer